El Mito de la Gestión Documental Esto hace referencia al conjunto de procesos y técnicas destinadas a crear, gestionar, almacenar y distribuir documentos dentro de una organización. Su objetivo principal es optimizar el manejo de la información, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la preservación de los documentos a lo largo del tiempo. Elementos Clave de la Gestión Documental Clasificación : Organizar los documentos en categorías o tipos para facilitar su localización y uso. Indexación : Asignar etiquetas o metadatos a los documentos para mejorar su búsqueda y recuperación. Almacenamiento : Definir un sistema seguro y accesible para guardar los documentos, ya sea en formato físico o digital. Acceso y Seguridad : Controlar quién tiene acceso a qué documentos, garantizando la confidencialidad y la integridad de la información. Retención y Eliminación : Establecer políticas sobre cuánto tiempo se deben conservar los documentos y cómo se deben eliminar de manera segura. Digitalización : Convertir documentos físicos en formato digital para facilitar su gestión y acceso. Cumplimiento Normativo : Asegurarse de que la gestión documental cumpla con las leyes y regulaciones pertinentes. Beneficios de la Gestión Documental Eficiencia : Mejora la productividad al facilitar la búsqueda y recuperación de información. Reducción de Costos : Disminuye gastos asociados al almacenamiento físico y manejo de papel. Mejora en la Toma de Decisiones : Facilita el acceso a información precisa y actualizada. Conservación de la Información : Asegúrese de que los documentos importantes se mantengan disponibles a largo plazo. Cumplimiento Legal : Ayuda a cumplir con normativas y regulaciones relevantes. Herramientas y tecnologías Software de Gestión Documental : Aplicaciones que permiten almacenar, organizar y gestionar documentos digitales (por ejemplo, Advisers WEB, SharePoint, DocuWare, M-Files). Visitanos www.grupoadvisers.com
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- 2016
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